Программный телефон или софтфон: за и против

По данным аналитика Gartner Дена О’Коннелла, софтфоны уверенно набирают популярность. Ими пользуются уже 30% сотрудников, и эта цифра продолжает расти. Цель сегодняшней статьи – раскрыть особенности этих инструментов для вашего бизнеса.

Компаниям, внедряющим VoIP, часто приходится выбирать между обычными телефонными аппаратами и так называемыми “софтфонами” – программами, позволяющими совершать звонки через Интернет с компьютера или смартфона. Главное достоинство софтфона – мобильность. Ведь компьютер или смартфон всегда у вас под рукой, где бы вы ни находились: в аэропорту, на вокзале или в отеле. Достаточно просто подключить гарнитуру и запустить VoIP-клиент.

Еще один важный фактор – цена. В отличии от обычных аппаратов, софтфоны относительно недороги, либо вовсе бесплатны. Кроме того, они позволяют унифицировать связь благодаря интеграции с другими приложениями (тем же Outlook).

Не менее убедительно выглядят преимущества софтфонов в общей структуре ИТ-расходов:

• выгодные условия первоначальных инвестиций в инфраструктуру предприятия;
• низкие издержки, связанные с поддержанием ПО в актуальном состоянии;
• поддержка видеоконференций без дополнительных затрат;
• подключение внутренних номеров без необходимости прокладки кабеля
• возможность использования устройства с софтфоном для доступа к CRM системе при работе сотрудника в "поле".

Не стоит забывать и о выгодах для ваших клиентов:

• качественное обслуживание благодаря унифицированным коммуникациям: голосовая связь, видео-связь, чат;
• внутренний номер сотрудника всегда с собой;
• оперативная связь без привязки к местонахождению.

Как и стационарные IP-телефоны, софтфоны используют технологию VoIP. Однако здесь есть своя специфика, и свои ограничения. Место телефонного аппарата занимает компьютер (Windows, Apple, iPad или смартфон). Соответственно, пользователю не обойтись как минимум без динамиков и микрофона. В отдельных случаях может понадобиться вспомогательное оборудование, например: USB-телефон, гарнитура, спикерфон (проводной или беспроводной). Кроме того, чистота связи будет напрямую зависеть от гарнитуры, вероятных помех, качества канала связи.

Использование софтфона в качестве инструмента телефонии также накладывает ряд ограничений. Например, компьютер может быть выключен, или находиться в режиме ожидания. В этом случае сотрудник не сможет пользоваться связью и оставаться доступным для входящего звонка. Бывают случаи, когда из-за неправильно настроенного firewall или антивирусной программы происходит блокировка коммуникационных портов, необходимых для работы софтфона. Потеря хотя бы одного звонка из-за капризов коммуникационной программы не допустима в любом бизнесе.

Существуют и гибридные решения, которые эффективно дополняют удобство софтфона и надёжность IP-телефона. Например, клиент 3CX Phone System умеет работать в двух режимах: софтфон и CTI коммутатор.

В режиме CTI вы используете программный клиент только для управления коммуникациями: совершить исходящий звонок, принять вызов, перевести, создать конференцию, открыть адресную книгу и многое другое. А IP телефон по-прежнему используется по своему прямому назначению - для общения с вашими коллегами и клиентами. Нетрудно догадаться, что в таком режиме мы можем использовать недорогой телефон, тогда как весь функционал, современные возможности телефонии, будут сконцентрированы в программе-софтфоне.

Таким образом, можно сделать вывод, что софтфоны по праву занимают лидирующие позиции среди других VoIP устройств, поскольку позволяют пользователю быть на связи в различных ситуациях, работать без привязки к рабочему месту. Они недороги в обслуживании и несут в себе дополнительные вспомогательные функции для эффективного развития вашего бизнеса.